Conservazione digitale: ecco quello che c’è da sapere
Per gli esperti certamente il concetto di conservazione documentale non rappresenta certo una novità, oltre ad essere un obbligo previsto per legge.
Ma la novità è la digitalizzazione di questi processi, anche nell’ambito della Pubblica Amministrazione. A prescindere da chi opera la conservazione digitale, ciò che resta un punto fermo è il fatto che siano necessarie delle soluzioni di archiviazione altamente professionali e di semplice utilizzo, proprio come i software del gruppo CMT sui quali si può sapere di più cliccando qui.
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Cosa è la conservazione digitale dei documenti?
La conservazione digitale dei documenti non è altro che una serie di attività e processi che garantiscono accessibilità, autenticità, utilizzabilità e reperibilità di documenti informatici, con eventuali metadati associati, nel periodo medio e lungo anche in un ambiente tecnologico diverso da quello in cui i documenti sono stati creati.
Queste operazioni sono la chiave di volta per rendere reperibili i documenti in maniera veloce ed efficace nel caso in cui fosse necessaria una loro visione o lavorazione. La conservazione digitale garantisce inoltre che i documenti non sono stati modificati dal momento in cui sono stati validati.
Strumenti e formati dei documenti digitali
Uno degli strumenti più utilizzati è la firma digitale che non è altro che un particolare tipo di firma elettronica ed ha lo stesso valore di una firma autografa.
La marca temporale ha invece la funzione di attribuire un riferimento temporale ben preciso ad un documento in formato digitale.
La normativa rende noti anche i formati consentiti per la conservazione digitale dei documenti, ed i più comuni sono:
- JPG
- XML
- TXT
- Messaggi di posta elettronica.
La normativa per la conservazione digitale
Per approfondire la normativa sulla conservazione digitale:
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”
- Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445 “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”.
Perché affidarsi a professionisti per la conservazione digitale
Le normative cambiano, sono complesse e stringenti e ciò non fa che rendere necessaria l’implementazione dei sistemi digitali. Esperienza e competenza sono ciò che serve e il sistema analizzato oggi come offerto dal gruppo CMT con i suoi software dedicati alla conservazione digitale dei documenti. Esperienza che diventa tangibile nella gestione del workflow.