Come digitalizzare documenti in modo efficace

C’è un momento della vita in cui chiunque, sia sotto il profilo personale che quello professionale, ritiene che sarebbe opportuno prendere tutti i propri documenti, i contratti, le ricevute, le foto, i biglietti da visita e quant’altro e fare in modo che smettano di occupare spazio, rischiare di essere perduti oppure deteriorati.

In altre parole, prima o poi arriva per tutti il momento in cui è opportuno valutare di digitalizzare i documenti di cui si è in possesso.

Ma come organizzare un’attività di questo tipo?

In linea di principio infatti digitalizzare un documento non è difficile: basterebbe dotarsi di uno scanner e procedere alla conversione del file cartaceo che si desidera rendere virtuale.

In realtà la cosa non è così semplice: digitalizzare i documenti, soprattutto quando parliamo di un quantitativo considerevole (e chiunque, all’atto pratico, ha tantissimi fogli da digitalizzare, sia se si tratta di un professionista che di un privato), è un’attività di estrema precisione dove ogni errore può diventare irreversibile.

Non solo, digitalizzare significa anche organizzare, poiché l’archiviazione del documento, oltre ad essere qualitativamente perfetta, deve consentire di indicizzare e richiamare con facilità il file che si intende consultare in ogni momento. Quindi dovrà essere ben organizzato e possibilmente collegato a un cloud che scongiuri la possibilità di smarrimento virtuale.

Ecco perché affidarsi a un professionista che per lavoro converte i vostri documenti da cartacei a digitale può essere la scelta giusta per questo tipo di attività. Vediamo nel dettaglio perché.

Non tutti gli hardware sono uguali

Come già detto prima, non tutti gli strumenti da poter utilizzare per la digitalizzazione sono uguali. Ormai sul mercato è possibile reperire con facilità moltissimi hardware che si occupano di scannerizzazione di documenti, ma la questione non è così semplice.

Molti prodotti, soprattutto quelli a basso costo, hanno una qualità di digitalizzazione molto inferiore alle aspettative, aspetto che incide notevolmente sulla resa finale del lavoro soprattutto se oltre ai documenti avremo bisogno di digitalizzare le nostre fotografie.

Pensiamo a un’azienda che si occupa di un qualsiasi settore dove il materiale fotografico è fondamentale, magari poiché viene mostrato abitualmente ai propri clienti nel corso della vendita: avere formati-immagine di scarsa qualità può essere un problema e magari vanificare il rapporto professionale.

Oppure, dal punto di vista personale, conservare in un archivio virtuale foto di scarsa qualità può rovinare un bellissimo ricordo di una vacanza o di un’esperienza che avremmo voluto mantenere molto più nitida, e che meriterebbe maggior cura.

Senza contare che, al di là della qualità del file, soltanto i supporti più avanzati consentono una transizione da cartaceo a digitale in tutta sicurezza, evitando di convertire documenti in file corrotti, la cui natura verosimilmente non viene scoperta fino a quando non si ha bisogno di consultarli e, purtroppo, la versione cartacea è stata già eliminata.

Professionisti nella gestione dei passaggi

Oltre al discorso qualità del file digitalizzato, c’è un aspetto da considerare di natura puramente organizzativa: affidarsi a professionisti della digitalizzazione consente di essere garantiti in tutto e per tutto nella riuscita dell’operazione, scongiurando smarrimenti o altre eventualità, e soprattutto garantendo a sé stessi un servizio impeccabile in termini di archiviazione, organizzazione e possibilità di consultazione.