Google Docs Trucchi e consigli per fare cose

Google Docs non ha l’ingombrante interfaccia Ribbon piena di funzioni che si trova in Microsoft Office, ma include un bel po’ di utili trucchi come assi nella manica. Si potrebbero  persino sconoscere queste caratteristiche, a meno che non si vada a cercarle.

La suite da ufficio basata sul web di Google è maturata negli anni e ora offre tutto ciò che si può desiderare, dall’accesso offline al supporto per componenti aggiuntivi di terze parti. E’ diventata quindi una collezione di applicazioni facile da utilizzare e che funziona ovunque con eccellenti caratteristiche di collaborazione in tempo reale.

Abilitare l’accesso offline in Google Docs

Google Docs può lavorare offline. Ciò consente di creare nuovi documenti, continuare a lavorare sui documenti attuali e anche solo visualizzare i file mentre non si ha una connessione a Internet. Quando ci si connette a Internet nuovamente, le modifiche vengono sincronizzate online.

Questa funzionalità richiede Google Chrome, quindi funziona su Windows, Linux, Mac OS X e i Chromebook. Per impostare questa funzione, aprire il sito web di Google Drive, cliccare il pulsante a forma di ingranaggio all’angolo in alto a destra del sito e fare clic su Impostazioni. Nel riquadro Generale, assicurarsi che sia abilitata l’opzione “Sincronizza il tuo lavoro con questo computer per poter lavorare offline” e fare clic su Fine. Per utilizzare Google Docs offline, basta ritornare sul sito di Google Drive in Chrome quando non si ha una connessione a Internet.

Collaborare in tempo reale in Google Docs

Google Docs e i suoi addon  hanno funzioni di collaborazione migliori rispetto alla versione desktop di Microsoft Office. È possibile collaborare in tempo reale, e tutti coloro che hanno accesso al documento saranno in grado di modificarlo contemporaneamente. Si vedranno i cursori delle altre persone nel documento e si può vederle digitare in tempo reale.

Fare clic su File > Condividi per iniziare a condividere il documento. Puoi invitare persone singole con i rispettivi indirizzi e-mail o consentire a chiunque di modificarlo con un link speciale al documento. La condivisione non riguarda solo l’editing, ma può permettere a una o più persone di visualizzarlo soltanto. Esse avranno sempre la copia più recente, quindi questo può essere più conveniente dell’invio di un file. Si può anche dare alla gente la possibilità di lasciare dei commenti su un documento così da interagire con loro senza consentirgli di modificare il documento.

 

Pubblicare un documento in Google Docs

Google Docs permette di pubblicare velocemente un documento online. Basta fare clic su File > Pubblica sul web e cliccare il pulsante Avvia Pubblicazione. Si riceverà un link pubblico al documento pubblicato, che è possibile condividere con altre persone affinché lo possano visualizzare. Non è necessario ospitare il documento sul proprio server da qualche parte.

Questa caratteristica è separata dalla funzione di condivisione. Quando un documento viene pubblicato, chiunque abbia il link può visualizzarlo. Quando è condiviso, solo con una manciata di persone selezionate può accedervi. Quando le persone accedono a un documento condiviso, vedranno l’editor di Google Docs. Quando si accede a un documento pubblicato, il documento apparirà come una tipica pagina web.

Vai all’errore di battitura successivo / precedente in Google Docs

Per la correzione rapida degli errori, utilizzare il tasto di scelta rapida Ctrl + ‘ per andare al successivo errore di battitura nel documento corrente e Ctrl + ; per il precedente. Ciò consente di correggere rapidamente gli errori di battitura senza dover scorrere il documento alla ricerca delle sottolineature rosse.

Google Docs ha recentemente incluso una funzionalità di controllo ortografico che permette di scremare rapidamente i problemi in un documento corrente, una caratteristica che mancava da lungo tempo: basta cliccare Strumenti > Controllo ortografico per usarlo.

Cercare e inserire link in Google Docs

 

Configurare gli stili del testo in Google Docs

Piuttosto che formattaree manualmente ogni parte del testo nel documento, si può formattare il testo utilizzando gli stili invece. Ciò significa che, piuttosto che impostare singolarmente tutti i titoli a una certa dimensione e in grassetto, basta solo fare clic sulla casella Stile e impostarla su “Titolo 1″. È possibile modificare facilmente le impostazioni sul tipo di carattere utilizzato per i diversi stili. Innanzitutto, formattare una certa porzione di testo nel modo che si desidera utilizzare per lo stile. Selezionare il testo, fare clic sulla casella di stile nella parte superiore dello schermo e fare clic sulla freccia a destra dello stile da modificare. Scegliere l’opzione “Aggiorna ‘Nome stile’ per farlo coincidere” e quello stile sarà ora utilizzabile per modificare velocemente il testo. Per salvare questi stili personalizzati e usarli in altri documenti, fare clic sul menu Opzioni nella parte inferiore dell’elenco qui e selezionare “Salva come stili predefiniti“.

Gestire il dizionario personale in Google Docs

Se Google Docs pensa che una parola è un errore di battitura, ma si è sicuri che è corretta, si può fare clic destro sulla parola sottolineata e selezionare Aggiungi al dizionario personale. Si può quindi fare clic su Strumenti > Dizionario Personale e modificare l’elenco di parole nel proprio dizionario personale. Se si aggiunge accidentalmente una parola errata a questo elenco, bisognerà rimuoverla da qui prima che Google avverta su di essa nuovamente.

Questa opzione è una caratteristica abbastanza recente. In precedenza, Google Docs non consentiva di rimuovere le parole aggiunte a questa lista. Si consiglia di dare alla lista uno sguardo e assicurarsi che non si siano aggiunte accidentalmente parole errate, in passato.

Copia e incolla con gli Appunti Web in Google Docs

Google Docs ha la caratteristica Appunti Web che condivide attraverso Google Documenti, Fogli di Calcolo e Presentazioni. Questi appunti sono associati all’account Google, quindi sincronizzati con tutti i computer utilizzati. A differenza degli appunti del sistema operativo standard, gli Appunti Web possono contenere più elementi. Sono supportati testo, immagini, disegni e altri pezzi di dati da Google Documenti.

Per utilizzare questa funzionalità, selezionare parte del testo, fare clic su Modifica e utilizzare il menu Appunti Web. Questo è il modo migliore di copiare alcuni tipi di dati, come i disegni, tra i diversi tipi di documenti di Google Drive. Gli elementi che si salvano negli Appunti Web verranno cancellati dopo 30 giorni se non utilizzati.

Utilizzare lo strumento di ricerca in Google Docs

Google Docs contiene una barra laterale progettata per la ricerca. Aprirla cliccando Strumenti > Ricerca. Questa barra laterale permette di cercare immagini, citazioni e risultati web, per poi inserirli facilmente in un documento. Rende anche facile la ricerca per studi accademici e inserire velocemente il piè di pagina o le citazioni appropriate. È possibile inserire rapidamente citazioni ai risultati web, pure e può essere un modo semplice per costruire una bibliografia per un compito scolastico.

Installare add-on in Google Docs

I componenti aggiuntivi sono una caratteristica abbastanza nuova. Questi sono piccoli add-on software di terze parti realizzati con Google Apps Script. Si può installarli cliccando Strumenti > Gestione componenti aggiuntivi. Ad esempio, è possibile installare il componente aggiuntivo Thesaurus che consente di selezionare qualsiasi parola e trovare i sinonimi per la parola selezionata durante la scrittura di un documento. Altri componenti aggiuntivi includono un facile creatore di bibliografie, uno strumento per diagrammi e un generatore di indici.

Google Docs ha ancora più assi nella manica. Il menu File > Scarica come è particolarmente utile, e permette di scaricare il documento in diversi formati, ad esempio come PDF o documento di Microsoft Office, se occorre presentare o inviare il documento in un formato di file specifico.